Переход на электронный документооборот
Важное изменение: с 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные утратят юридическую силу. Будут введены электроннцые транспортные накладные. Это будет касаться большинства перевозок. Компании обязаны перейти на электронный документооборот.
Обязательное подключение к системе
Новые требования: подключиться к электронному документообороту (ЭДО) необходимо всем участникам перевозок. Это касается даже разовых поставок. Например, при получении воды для кулеров или офисных принадлежностей.
Исключения из правил
Разрешено использовать бумажные накладные в следующих случаях:
• При перевозках специальных грузов военного назначения
• Для каботажных перевозок иностранными перевозчиками из ЕАЭС
• При перевозках для личных нужд физических лиц
• Когда отправитель и получатель груза совпадают
Требования к электронным документам
Важные условия: обмен электронными транспортными накладными (ЭТрН) возможен только через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Список операторов публикуется на сайте Минтранса.
Подписание документов
Система подписей: участники перевозки должны обеспечить наличие:
• Усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)
• Усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) через Госключ
• Простой электронной подписи (ПЭП) для водителей
Дополнительные изменения
Новые правила:
• Заказы-заявки оформляются только в электронном виде
• Экспедиторы должны быть зарегистрированы в реестре ГосЛог
• Для перевозок алкоголя обязательны электронные путевые листы и УПД
• В бумажных накладных появятся дополнительные реквизиты
Сроки регистрации
Важное требование: до 31 марта 2027 года все перевозчики с автомобилями грузоподъемностью более 3,5 тонн обязаны зарегистрироваться в системе ГосЛог.
Риски для бухгалтерии
Возможные проблемы: отсутствие правильно оформленных ЭТрН может привести к:
• Отказу в признании транспортных расходов
• Проблемам с получением налоговых вычетов по НДС
• Штрафным санкциям за нарушение документооборота